Время – наш друг! Техника Pomodoro

Кто не испытывал тревогу, вызванную временем, когда сталкиваешься с задачей которая должна быть выполнена к определенному сроку? В таких обстоятельствах кто не чувствовал желание отложить задачу, чтобы «набрать воздуха»? Для многих людей время враг, т.к. у них присутствует тревога, вызванная «тикающими часами», уходящим временем. В таком состоянии мы способны «завалить» даже простое дело. Техника Помидора (Pomodoro Technique) была создана с целью использовать время как драгоценного союзника!

Цель Техники Pomodoro – дать простой инструмент повышения продуктивности

• Простота. Многие техники управления временем терпят неудачу по той причине, что они привносят больше сложности в их применении, нежели сложность самой задачи
• Отсутствие тревожности от «тикающих часов», следовательно, повышение эффективности.
• Лучшее использование разума позволяет нам достигать высокой ясности мыслей, самосознания и фокусировки.
• Ратификация (завершение события) каждые 30 минут дает возможность постепенно, шаг за шагом, решить задачу, при этом сохранить жизненную силу. Даже когда мы устаем, мы не выдыхаемся, не чувствуем себя «выжатым лимоном»
• Мы отвлекаемся все меньше и меньше, т.к. делаем отвлекания четко видимыми
• Оптимизация деятельности. Мы можем быстрее понять, какие именно 20% дел приведут нас к заветным 80% результатов.
• Мы можем НАСТРОИТЬ оптимальный режим активности/отдыхалично для себя, чтобы не только успевать сделать самые главные дела, но и ЧУВСТВОВАТЬ СЕБЯ СЧАСТЛИВЫМИ!

Что вам понадобится для применения Техники Pomodoro :

• Помидор: кухонный таймер
• Лист «План на Сегодня» с перечнем дел на сегодня
• Лист «Список Задач», из которого мы и выбираем важные дела на сегодня
• Лист «Записи» для того, чтобы проанализировать и усовершенствовать свою деятельность

Определите, сколько усилий требуется для завершения задачи

Обычный Помидор длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут перерыв.

В начале каждого дня необходимо выбрать дела, которые вы собираетесь делать из Листа «Список Задач», запишите их в лист «План на Сегодня», согласно их приоритетам

Запуск первого Помидора

Установите Помидор на 25 минут и начните первую работу с листом План на Сегодня. Нужно четко видеть, сколько времени прошло.

Правило: Помидор Неделим. Помидор не может быть прерван; это означает 25 минут чистой работы. Помидор нельзя разделить; не существует такой вещи как половина Помидора или четверть Помидора. Если Помидор был безвозвратно прерван кем-то или чем-то, то его следует считать недействительным, как будто его и не было никогда.

После того как Помидор прозвенит, поставьте Х напротив задачи над которой вы работали и сделайте перерыв на 3-5 минут.

Звонок Помидора является сигналом к тому, что работа над текущей задачей должна быть безотлагательно (хоть и временно) закончена. Вам не разрешается продолжить работу «ещё хоть пару минут», даже если вы убеждены, что в эти несколько минут вы можете полностью завершить задачу.

3-5 минутный перерыв дает время, необходимое для «отключения» от вашей работы.

Это дает возможность разуму усвоить то, что было изучено за прошедшие 25 минут. А также дает возможность сделать что-то полезное для здоровья: попить воду, поприседать, потянуться, помечтать о чем-то приятном.

Во время этого небольшого перерыва не нужно заниматься делами, которые требуют значительных умственных усилий. Не решайте связанных с работой задач; не пишите важных писем, не делайте важных телефонных звонков и т.д. Почему? Потому что это заблокирует конструктивный психический настрой, который необходим для того чтобы сохранять внимательность и готовность к следующему Помидору. Вы должны включать такие задачи в ваш Список Задач, и выделять отдельные Помидоры на их решение.

После того как перерыв завершился, установите Помидор на 25 минут и продолжайте работу над задачей до тех пор пока звонок не зазвенит. Затем поставьте еще один Х в листе План на Сегодня.

Каждые четыре Помидора. Через каждые четыре Помидора делайте более долгий перерыв от 15 до 30 минут.

15-30 минутный перерыв – идеальная возможность привести в порядок ваш стол, проверить почтовый ящик или просто расслабится и подышать или сделать небольшую прогулку. Важно не заниматься чем-то сложным, иначе ваш разум не сможет переработать и реорганизовать то, что вы изучали и как результат, вы не сможете достигнуть лучших результатов на вашем следующем Помидоре. Во время этого перерыва вы также не должны думать о том, что вы сделали во время последнего Помидора.

Завершение Задачи

Продолжайте работать, Помидор за Помидором до тех пор, пока задача не будет завершена, и затем зачеркните её в листе План на Сегодня.

Примечание: 

• Если вы завершили задачу, но Помидор еще тикает, применяйте следующее правило: если Помидор Начат – он должен прозвенеть. Используйте оставшуюся часть Помидора для пересмотра или для повторения сделанного, сделайте небольшие улучшения.
• Если вы завершили задачу в первые пять минут Помидора, и вы чувствуете, что задача фактически была закончена в течении предыдущего Помидора и внесение правок не требуется, то это считается исключением из правил и текущий Помидор не включается в учет Помидоров.

Как только текущая задача будет благополучно завершена, перемещайтесь к следующей задаче в вашем списке. Затем к следующей, делая перерывы между каждым Помидором и каждыми четырьмя Помидорами.

Записывание. В конце каждого дня завершенные Помидоры могут быть перенесены в архив. Вы увидите затраченные усилия для каждой задачи.

Усовершенствование. Запись дает эффективный инструмент для самонаблюдения и для  усовершенствования.

Например, вы можете спросить самого себя, сколько Помидоров в неделю вы затратили, работая над задачами, или сколько Помидоров вы делаете в среднем в день, в неделю и так далее. Вы можете так же установить, все ли этапы эффективны или если один из этапов устранить вы все равно достигнете тех же результатов.

Прекратить Отвлекания

Опыт показывает, что когда вы начинаете использовать Технику Помидора – отвлекания становятся реальной проблемой. Поэтому нужна эффективная стратегия для минимизации отвлеканий.

Есть два типа отвлеканий: внутренние и внешние.

Внутренние Отвлекания – Мы отвлекаем сами себя

Даже при том, что Помидор длится всего 25 минут – не для всех легко закончить первые несколько Помидоров без вовлечения в какие-то срочные дела: потребность встать и съесть что-нибудь или попить, или срочно позвонить кому-то, посмотреть что-то в интернете на минутку (это может быть связано или нет с текущей задачей).

Этот тип отвлечений называются ВНУТРЕННИЕ отвлекания. В целом они маскируют наш страх перед тем, что мы не сможем закончить того, над чем работаем, таким образом, как мы хотим и когда хотим. Внутренние отвлечения зачастую связаны со слабым умением концентрации.

 Как мы можем освободить себя от этих внутренних отвлечений? Мы должны работать одновременно по двум фронтам:

 Сделаем эти отвлечения четко видимыми. Каждый раз, когда вы почувствуете приходящее отвлечение – поставьте апостроф (‘) на листе где вы записываете ваши Помидоры. Затем сделайте одно из следующего:

• Если вы считаете, что это дело срочное и не может быть отложено, запишите его в лист План на Сегодня с пометкой «Незапланированно и Срочно»
• Запишите дело в лист Список Задач  с пометкой «Н» (незапланированно); установите крайний срок, если это нужно.
• Приложите усилия к тому, чтобы закончить текущий Помидор. Как только вы поставили апостроф, продолжайте работать над текущим делом до тех пор, пока Помидор не прозвенит. Правило: Если Помидор начат – он должен прозвенеть.

СПИСОК ЗАДАЧ (из него вы выбираете дела для плана на сегодня)

Итак, Помидор не был прерван. Он продолжает тикать, а вы продолжаете работать, разобравшись с отвлеканиями. На отвлекания должно затрачиваться как можно меньше времени, не более нескольких секунд. Иначе – Помидор должен быть прерван или пропущен. Перечитывая эти дела и данную им степень срочности, мы видим, насколько подвижен наш разум и как тяжело сохранить фокус на текущем деле!

Мы распределяем записанные дела таким образом:

• · Какие-то из них будут помещены в Список Задач
• · Какие-то будут сделаны в длинный перерыв
• · Какие-то из них будут вообще удалены

Как перестать отвлекаться? Знать число и типы внутренних отвлеканий. Замечайте их, принимайте их, и планируйте или удаляйте их.

Внешние отвлекания – когда кто-то нас отвлекает

Люди работающие с другими людьми могут быть отвлечены: ваш сосед по парте просит вас объяснить параграф или предлагает пойти в кино после ужина; телефонный звонок был неправильно перенаправлен секретарем; коллега спрашивает вас когда вы закончите отчет; почтовая программа постоянно пищит каждый раз когда поступает новое сообщение. Что вы должны делать?

Внешние отвлекания взывают к умению «защищать» тикающий Помидор.

Входящий звонок может быть перенаправлен на автоответчик и позже можно прослушать сообщение. Прием e-mail можно настроить таким образом, чтобы при поступлении новых сообщений не было никаких сигналов. Если подходит коллега или напарник по учебе вы можете вежливо сказать, что вы сейчас заняты и не можете отвлекаться. После чего сказать, что вы перезвоните через 25 минут или через несколько часов или завтра, в зависимости от того насколько вопрос срочен. По опыту, по настоящему срочные чрезвычайные ситуации редки в реальной жизни.

Итак, Защищать Помидор означает: информировать эффективно, переговорить быстро, и перезвонить человеку, как договаривались. Когда люди, отвлекающие вас замечают, что вы и правда перезваниваете им, а не просто выталкиваете их, они будут отвлекать вас все реже и реже. У них есть ощущение, что они работают с людьми, которые умеют ценить своё время.

Как мы работаем с ВНЕШНИМИ отвлечениями? По той же схеме, что и с внутренними.

• Сделаем эти отвлечения четко видимыми. Каждый раз, когда вас отвлекают, поставьте прочерк (-) на листе где вы записываете ваши Помидоры. Затем сделайте одно из следующего:
• Если вы считаете, что это дело срочное и не может быть отложено, запишите его в лист План на Сегодня с пометкой «Незапланированно и Срочно»
• Запишите дело в лист Список Задач  с пометкой «Н» (незапланированно); установите крайний срок, если это нужно.
• Приложите усилия к тому, чтобы закончить текущий Помидор. Как только вы поставили прочерк, продолжайте работать над текущим делом до тех пор, пока Помидор не прозвенит. Правило: Если Помидор начат – он должен прозвенеть.

Систематические отвлекания

Наиболее разумным решением будет выделение одного Помидора в день (или более, при необходимости) для работы со срочными отвлеканиями: e-mail, телефонные звонки, встречи и др.

Записывание: Качественная оценка ошибок планирования

Вы можете идентифицировать количество и тип действий, которые наиболее эффективны для достижения конкретной цели. Чем больше будет число незапланированных дел, тем больше, стало быть, качественных ошибок в ваших изначальных планах.

Оценить необходимые усилия для решения задачи

В начале каждого дня, оцените, сколько Помидоров займет каждое дело в Списке дел на сегодня. Если необходимо, пересматривайте предыдущие оценки. Записывайте предполагаемое количество Помидоров в соответствующей строке.

Как видно из таблицы, на составление плана программы «Прокачай себя» было запланировано 3 Помидора, а в действительности потрачено 4 Помидора.

Почему? Ошибка планирования + множество внутренних и внешних отвлеканий.

ПРИМЕЧАНИЕ:

Если задача очень сложная, лучше разбить её на несколько задач. Правило: Если дело занимает более 5-7 Помидоров, раздели его. Поступая так, мы не только упрощаем конкретную задачу, но и делаем процесс оценки более точным.

Легкие и быстрые задачи можно компоновать, чтобы они занимали примерно 25 минут – один Помидор.

Доступные Помидоры

Когда вы оцениваете количество Помидоров для каждой задачи, вы можете решить, как их распределить, чтобы не превысить числа Помидоров доступных в день.

Запишите эти Доступные Помидоры в лист План на Сегодня. Вы должны делать это до того как перечислите дела которые нужно сделать.

В моем случае, на 1 сентября было выделено 10 Помидоров (3 + 2 + 3 + 2). Нужно планировать и делать дела таким образом, чтобы не превышать лимит Доступных Помидоров. Если я превысила лимит  в решении первой задачи, то третью задачу я решала не за 3 Помидора, а за 2.

Управление исследованием

Не каждый вид деятельности может быть оценен/спрогнозирован. В начале нового проекта или учебной деятельности особенно полезно потратить время на исследование.

Сделать Помидоры более эффективными

Когда вы можете систематически использовать Помидоры без прерываний (отвлеканий) и вы начинаете мастерски прогнозировать, вы можете развить Технику Помидора еще дальше.

 Структура Помидора

Первое изменение происходит со структурой Помидора. Первые три-пять минут каждого Помидора могут быть использованы для краткого повторения того, что вы уже изучили (не только последнего Помидора) и запечатления этого в своей памяти. Последние три-пять минут Помидора могут быть использованы для краткого просмотра сделанного (если возможно с анализом причинно-следственной связи, начиная с последнего дела возвращаясь к изначальной мотивации).

Структура последовательности Помидоров

Второе изменение происходит с набором/(последовательностью) из четырех Помидоров. Как и выше, первый Помидор из четырёх, или часть первого Помидора может использоваться для повторения сделанного. Аналогично, весь или часть последнего Помидора в последовательности(набора), могут использоваться для обзора достигнутого. Повторение и пересмотр более эффективны если вы производите их вслух или разговаривая с партнером или членом вашей команды. Систематическое повторение и просматривание вызывает эффект избыточного обучения, облегчая получение новой информации.

Установка/Настройка Расписания

Нельзя недооценивать важность и уважение к расписанию.

• Расписание задает границы/пределы. Границы (когда они действительно воспринимаются неприкосновенными) помогают нам быть конкретными, делать дело. Они мотивируют нас прилагать все усилия для выполнения задач, стоящих перед нами, в установленный промежуток времени. Та же самая вещь происходит, когда Помидор звенит.
• Расписание очерчивает разделение между рабочим и свободным временем; последнее лучше определить как время, отложенное для не ориентированных на достижение целей или незапланированных дел. Такой досуг – топливо для нашего разума. Без этого теряются творческий потенциал, интерес и любопытство и мы загоняем себя – вплоть до исчерпания энергии. Двигатель не работает без топлива
• Расписание измеряет результат дня. Как только мы записали что-то в Лист План на Сегодня, наша цель провести перечисленные в нем дела с максимально возможным качеством в заданный промежуток времени. Если время заканчивается, и данные дела не закончены, мы должны понять что пошло не так. В то же время у нас есть ценная часть информации: как много Помидоров мы потратили на работу в этот день.

Основной риск с расписанием – недооценка того насколько оно важно; если не относиться к нему с уважением – легко угодить в ловушку. Предположим, что сейчас 15:00. Вы упустили время и вы знаете, что вы не сможете сделать столько сколько вы бы хотели или столько сколько вы предполагали. И вы говорите себе: «Сегодня я буду работать допоздна, чтобы наверстать упущенное». Комбинация героизма и вины заставляет вас нарушать границы/пределы заданные расписанием; в результате ваша производительность ночью снижается, затем следующей ночью то же, и в последующую ночь так же самое. Чем больше вы растягиваете расписание, тем хуже результаты. Вина становится все сильнее. Почему? Разве играть в героя недостаточно? Принесенные в жертву часы во имя работы уменьшают чувство вины?

На самом деле такая ситуация опасный порочный круг: растягиваете расписание, увеличивается усталость, происходит снижение производительности, расписание растягивается. Первое и наиболее важное, эффективное расписание должно уважаться. Уважение к расписанию означает развитие иммунитета к «Еще Пять/Пара Минут» синдрому. Когда ваше рабочее время закончилось, точно так же, как когда зазвенел Помидор – вся деятельность останавливается. Во вторых, эффективное расписание должно позволить иметь нам свободное время, которое необходимо для восстановления.

Следует составить «Наилучший сценарий» и «Сценарий с отвлеканиями».

Оптимизация расписания

Обычно люди более продуктивны по утрам, а послеобеденные часы, сразу после обеда, не сильно эффективны.

Набор из четырех Помидоров использовался, потому что это количество признается самым эффективным. Но вы можете использовать большие или меньшие наборы, длящиеся, скажем, три или пять Помидоров.

Замечание.Опыт показывает, при смене сезонов ваше расписание следует тоже изменить.

Необходимо отслеживать только то, что позволяет нам производить улучшения и совершенствоваться. Техника Помидора была задумана быть гибкой.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Овладение Техникой занимает от семи до двадцати дней постоянного применения. Легче овладеть Техникой, если применять её в парах или группах.

Длительность Помидора

• Помидор представляет эффективное измерение времени для работы. Однако все знают, что не любое время одинаково в терминах продуктивности. Все месяцы разные: в Декабре меньше продуктивных дней и то же с Августом в Средиземноморских странах. Аналогично, недели в году все разные: каждую неделю мы работаем с разным старанием. Дни в неделе все разные: в некоторые дни вы можете работать 8 часов, а в другие только 5, если вам нужно уехать или нужно идти к дантисту. Даже все часы в дне разные: не каждый час производит то же количество результата/усилия, в основном из-за отвлеканий. Как единица измерения, меньшие интервалы, такие как 10 минут может и не будут прерваны отвлеканиями, но они не позволяют нам достигать заметных результатов и отслеживание становится чрезмерно навязчивым. Так что, для первой силы, полчаса видится идеальным.
• Помидор призван поощрять сознание, концентрацию и ясное мышление. Доказано, что 20- 45 минутные временные интервалы могут максимизировать наше внимание и умственную деятельность, если сопровождаются короткими перерывами.

Идеальный Помидор = 20–35 минут, самое большее 40 минут. Опыт показывает, что Техника Помидора работает лучше всего с 30-минутными интервалами времени.

Варьирование продолжительности перерывов

Продолжительность перерывов зависит от того насколько уставшим вы себя чувствуете. Перерывы в конце набора из четырех помидоров должны длиться от 15 до 30 минут.

Перерывы, которые постоянно превышают 30 минут, сбивают ритм между наборами Помидоров. Пора отдыхать!

Не стоит превышать и короткий перерыв (3-5 минут) между Помидорами более 10 минут по той же причине.

Было бы серьезной ошибкой сделать короче перерывы между наборами, под давлением обстоятельств. Вашему разуму требуется время, чтобы собраться и подготовиться к приёму новой информации для решения предстоящей проблемы в следующем Помидоре. Более короткие перерывы (по причине спешки) ведут к ступору в поисках решений.

СОВЕТ: увеличивать перерывы между наборами, и только затем – увеличивать перерывы между Помидорами, если необходимо.

Наиболее подходящая метафора по управлению перерывами – бегуны на длинные дистанции. На старте марафона они знают, что у них есть энергия бежать быстрее, но они также знают свои возможности и сложность стоящую перед ними. Они управляет своими ресурсами для достижения наилучших результатов на финишной прямой. 

Иное восприятие времени

Первое преимущество исходящее от Техники Помидора, которое очевидно после первых нескольких дней, острота внимания и концентрации, которая исходит от иного ощущения времени. Это новое ощущение времени может вызвать следующие чувства:

1. Первые 25-и минутные Помидоры кажутся идущими более медленно.

2. После нескольких дней постоянного применения Помидоров, пользователи начинают чувствовать середину 25 минут.

3. К концу первой недели постоянного применения Помидора, пользователи сообщают, что они чувствуют, когда до конца Помидора остается 5 минут. В действительности, много людей сообщают, что у них возникает ощущение усталости в эти последние минуты.

Страх звонка

С первыми несколькими Помидорами в процессе изучения Техники, может возникнуть некоторая тревожность вызванная чувством того, что вы контролируетесь Помидором. Опыт показывает, что данные чувства, в основном, проявляются в двух случаях:

• среди людей, которые не привыкли к самодисциплине
• среди людей, которые очень ориентированы на достижение результатов

Первое что стоит вынести из Техники Помидора – скорость работы не важна, важна скорость достижения результата. Вы научитесь этому, измеряя себя, наблюдая, как вы работаете.

Замечание. Сначала даже выполнить один Помидор в день без отвлекания – отличный результат, потому, что это дает вам возможность присмотреться к процессу вашей работы. На следующий день стремитесь улучшить результат.

Когда вы чувствуете себя потерянным, Помидор может быть выделен на исследование того, чтобы расставить ваши приоритеты и получить новый план. Если ваши идеи ясны, но чего-то не хватает, решимости или храбрости – заводите Помидор и начинайте работать над этим.

Механический Помидор или Помидоры программы

Какой вид Помидора наиболее эффективен: механический таймер или программный Помидор на компьютере? По опыту, наиболее эффективным Помидором всегда оказывается кухонный таймер. В любом случае, для гарантирования высочайшей возможной эффективности Помидор должен удовлетворять следующим требованиям:

• Вы должны завести его по-настоящему. Сам факт заведения Помидора есть декларация вашей решимости начать работу над текущим делом.
• Он должен ясно отображать, сколько времени прошло, и он должен тикать в процессе отсчета времени. Это путь к тому чтобы практиковаться в чувстве времени и оставаться сконцентрированным.
  • Он должен производить слышимый, легко узнаваемый звук, сигнализирующий об окончании времени.

Когда не следует использовать Помидор

Техника Помидора не должна применяться для дел, которые вы делаете в свое свободное время. Если вы решили прочитать книгу просто ради удовольствия, вам не следует использовать Технику Помидора.

Устойчивый темп

Соблюдение графика работы и перерывов способствует высокой продуктивности. Не нужно заставлять себя работать без остановки с утра до ночи.

Соблюдая режим/график перерывов между отдельными Помидорами и наборами Помидоров, вы можете работать и учиться, сохраняя при этом свой темп. Вы устаёте, что вполне естественно, но вы не выдыхаетесь. Другими словами, сознательно управляя перерывами и сложностью содержания, со временем, любой, кто использует Технику Помидора, может прийти к его устойчивому темпу или физиологическому ритму.